Cách Sử Dụng Mailing Làm Hồ Sơ

  -  

Là một vào số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, mặc dù mail merge lại không thật phổ biến. Vậy mail merge là gì và cách sử dụng mail merge trong số vấn đề của công việc hiện ni như thế nào?


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng chăm sử dụng để soạn thảo một gmail dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này chất nhận được người cần sử dụng bao gồm thể tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến những địa chỉ không giống nhau.

Bạn đang xem: Cách sử dụng mailing làm hồ sơ

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người sử dụng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông báo không giống nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn gồm thể tự động gửi nội dung gmail một biện pháp nhanh hao gọn nhất.

Mail merge vào word là gì?

Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người sử dụng tất cả thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… trong word. Chỉ cần người sử dụng có mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn xong xuôi mọi việc một cách dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.

Mail merge trong excel là gì?

Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính phía bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người sử dụng tất cả thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá nhân hóa cao cơ mà không phải tốn quá nhiều thời gian cho việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chăm chú những điều sau:

Trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải tất cả nội dung văn bản. Công thức để truy hỏi xuất dữ liệu tại ô tính bán nháp hiện tại cần dựa bên trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức không giống nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để có thể bắt đầu cách cần sử dụng mail merge, họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge vào word với excel sẽ gồm những báo cáo sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy vào nội dung với nguồn dữ liệu mà cũng cần phải gồm những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau thời điểm đã tạo ra mặt hàng loại những thư điện tử khác biệt từ tính năng. Những ban bố tùy chỉnh này thường là:

Họ thương hiệu, địa chỉ người nhận tin nhắn Tên những tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong những bức thư tất cả dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định nhưng mà người cần sử dụng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập vào word Các văn bản có cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản vào mail merge

Những nội dung nhưng bạn thấy trong những tin nhắn gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những email bình thường không giống với những báo cáo cơ bản như:

Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ thương hiệu, địa chỉ người nhận mail Nội dung thiết yếu của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với những vị trí đã có cùng chỉ thể hiện những nội dung cố kỉnh đổi lúc người cần sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

Xem thêm: Cách Nấu Chè Đậu Đỏ Với Nếp Thơm Dẻo, Ngọt Bùi Ấm Bụng Ngày Mưa

Lúc bạn đã kết hợp để đủ những nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các loạt thư mẫu một phương pháp trả chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người sử dụng.

Cách sử dụng mail merge cơ bản vào word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn bao gồm thể có tác dụng được. Tùy từng chương trình, bạn cần làm theo những bước sau để có cách tạo mail merge cho mình.

Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã gồm sẵn. Lúc này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản Bước 2: Cliông chồng chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút ít “Next select recipients
*
Clichồng chuột vào ô use the current document Bước 3: Tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó clichồng chọn “Open” để mở theo như hình.
*
Tìm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel Bước 4: Lúc bấy giờ, giao diện màn hình sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
*
Hộp thoại mail merge recipients Bước 5: Sau Lúc hoàn thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển bé trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
*
Di chuyển bé chuột tới vị trí cần cyếu Bước 6: Sau lúc đã điền đầy đủ những biết tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.
*
Kiểm tra sản phẩm cuối thuộc Bước 7: Clichồng chọn “Next: pĐánh Giá your letter” để kết thúc quy trình.

Cách chỉnh sửa tính năng mail merge trong bảng excel

Để gồm thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để tất cả thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel. Đối với hàm text, người dùng bao gồm thể dễ dàng chũm đổi những biết tin dữ liệu khác nhau như ngày sịnh, họ tên lịch sự một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người sử dụng. Tuy nhiên, một điều khá phức tạp của các thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này hơi giống với những dang mã được sử dụng ở chế độ custom number.

Hiện giờ, bạn phải đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác biệt để khiến cho hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn tất cả tùy chỉnh mail merger thì các công bố cũng sẽ ko bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ nguyên ổn được chất lượng của nó. Cùng với đó, những tùy chọn về font chữ, kích thước, color sắc cũng sẽ ko bị cố gắng đổi.

Xem thêm: Cách Giải Phương Trình Lượng Giác Cơ Bản: Lý Thuyết, Cách Giải, Bài Tập

Trên đây là một số chia sẻ của topgamedanhbai.comtopgamedanhbai.com về tính năng mail merge là gì? Cùng với đó là bí quyết dùng mail merge cơ bản mang đến người dùng. Hy vọng qua bài bác viết, bạn sẽ biết được giải pháp thức sử dụng mail merge để gửi thư một giải pháp mau lẹ nhất phục vụ cho các công việc khác biệt của mình cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí kíp giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở