Cách xếp lịch trực trên excel

  -  

Tạo bảng chấm công bằng Excel giúp chúng ta chuyên nghiệp hóa được công việc quản trị nhân lực. Đồng thời hệ thống này cũng giúp lưu trữ tôt và hoạt động trơn tru hơn so với truyền thống. Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn tạo bảng chấm công bằng Excel vô cùng đơn giản


Trước khi lập 1 file excel, bạn nên tưởng tượng, hình dung ra trước xem file bảng chấm công gồm những gì, bao nhiêu sheet, nội dung như thế nào, cách hoạt động ra sao…? Khi trả lời được các câu hỏi thì bạn càng biết rõ cách làm trên excel để có kết quả như ý muốn.

Bạn đang xem: Cách xếp lịch trực trên excel

Tôi sẽ hướng dẫn cách lập 1 mô hình bảng chấm công ví dụ như sau:
Gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet làm danh sách nhân viênTrung bình mỗi tháng là 20 nhân viênKý hiệu chấm công có thể thay đổi được tùy người sử dụng (mỗi người có thể chấm 1 kiểu ký hiệu, nhưng sẽ đồng nhất trong 12 tháng)Trong mỗi bảng chấm công có ghi rõ ngày, thứ trong tháng. Vào thứ 7 và chủ nhật thì tự đổi màu khác so với ngày thường.Hàng ngày sẽ chấm công vào các ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ tự tính số tổng số công trong tháng.Tên nhân viên trong bảng chấm công sẽ lấy từ danh sách nhân viênCó thể liên kết giữa các tháng với nhau để dễ thao tác.

Các bước thực hiện chi tiết

Bố cục các Sheet


Về mô hình là 13 sheet, nhưng khi bắt đầu làm ta chỉ cần 2 sheet:

+ 1 sheet là Danh sách nhân viên (DSNV)

+ 1 sheet là Tháng 1 (làm hoàn chỉnh cho 1 tháng, các tháng sau có thể copy sheet này rồi đổi tên)

Sheet Danh sách nhân viên:

Nội dung chủ yếu trong sheet này là Tên và Mã nhân viên. Cần tạo mã nhân viên vì có thể có trường hợp trùng tên. Khi quản lý theo mã sẽ tránh trường hợp bị trùng.

Ngoài ra còn có các nội dung khác liên quan tới nhân viên, như: ngày sinh, quê quán, số CMT, ngày vào làm…Bạn có thể tạo như sau:


*


*

*

Sheet danh sách nhân viên hầu hết là nhập bằng tay nên không có gì phức tạp.Lưu ý: bạn chừa ra khoảng 2-3 dòng trên cùng để tạo liên kết tới các sheet khác. Bên trái cách ra 1 cột để dự phòng nếu cần bổ sung gì thêm.

Sheet Tháng 1

Đầu tiên bạn tạo khung cho bảng chấm công, gồm các nội dung: tiêu đề – bảng chấm công, tháng, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng, các cột gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày – số ngày lớn nhất của 1 tháng), 4-5 cột tính quy ra công, 1 cột để ghi chú


*

*

Tiếp sau đó bạn co độ rộng của các cột sao cho gọn và dễ nhìn. Các cột ngày trong tháng có thể co lại nhỏ vừa đủ để chấm công thôi. Cột quy ra công cũng không cần rộng lắm. Chủ yếu cột tên và mã nhân viên hiển thị đủ là được.

Cách co độ rộng: bạn bôi đen các cột ngày trong tháng, quy ra công (trong ví dụ là bôi đen từ cột E đến cột AM), sau đó co độ rộng ở cột E khoảng 30 pixels (hoặc bôi đen từ cột E đến cột AM, sau đó bấm chọn command Column Width, chọn 3,13 tương ứng 30 pixels)


Vậy là bạn đã làm xong phần khung của Bảng chấm công. Tiếp theo ta sẽ thực hiện thao tác chọn ngày tháng của bảng chấm công.

Tạo ngày tháng trong bảng chấm công

– Đầu tiên ta xác định năm sử dụng. Tại ô D1 nhập giá trị của năm. Ví dụ năm 2014

– Tại ô B4 (xác định tháng chấm công), ta nhập hàm xác định ngày: =date($D$1;1;1)Lưu ý dấu ngăn cách các thành phần trong hàm có thể là dấu ; hoặc dấu , tùy thiết lập của máy tính. Ở máy tính của tôi sử dụng dấu ;Nội dung hàm date: xác định giá trị của ngày tháng theo giá trị xác định trong hàm. giá trị theo thứ tự là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên là Năm = giá trị tại ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1


– Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4, chọn format cell / custom / nhập giá trị <“tháng “mm” năm “yyyy> vào ô Type bên phải, xong rồi ấn ok (dấu nháy kép + tháng + dấu cách + dấu nháy kép + mm + dấu nháy kép + năm + dấu cách + dấu nháy kép + yyyy)


– Bạn có thể marge cell từ ô B4 đến D4 để cho hiển thị đủ nội dung cho dễ nhìn.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Phát Wifi Từ Laptop Win 7 Không Dùng Phần Mềm

– Tại ô ngày 1 ( ô E9), bạn nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên trong tháng.

– Tại ô F9, bạn nhập =e9+1 (ngày tiếp theo trong tháng)

– Copy công thức tại ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9) bằng cách sau:

Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, bấm Ctrl + RCách 2: Bấm chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột trở thành dấu +, kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra

– Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, chọn Format cells / custom / mục Type bạn gõ chữ dd rồi bấm ok (chỉ hiện thị số ngày)Nội dung trong ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày như trong bảng trên.


– Tại ô E10 nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”)


Nội dung hàm:

Weekday(e9) : là lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9. Nếu nội dung trong hàm weekday không có đặt quy định về thứ tự ngày trong tuần thì sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3… thứ 7 (Bắt đầu là chủ nhật, kết thúc là thứ 7), và trả về giá trị số từ 1 đến 8Choose: là hàm chọn giá trị trả về. Giá trị đầu tiên trong hàm là giá trị được chọn để làm căn cứ xác định. Các giá trị tiếp theo là nội dung được trả về tương ứng theo giá trị đầu tiên.

– Copy công thức tại ô E10 sang các ô kế tiếp bên phải, cho tới ô AI10 (ngày thứ 31)


Tuy nhiên không phải tháng nào cũng có 31 ngày, nên để tránh việc hiển thị các ngày của tháng khác vào tháng này, ta thực hiện các thao tác sau:+ Bắt đầu từ ngày thứ 29 (ô AG9), ta điều chỉnh về hàm như sau: =IF(DAY(AF9+1)=DAY(E9);””;AF9+1)Nội dung hàm: Nếu giá trị ngày của ô AF9 +1 bằng giá trị ngày của ô E9 sẽ trả về giá trị là rỗng, nếu không bằng thì sẽ trả về giá trị ô AF9 + 1 (Nghĩa là nếu tháng 2 có 28 ngày, thì ngày thứ 29 sẽ là ngày 01/03, vậy giá trị ngày là 1, bằng với giá trị ngày của ô E9, nếu đúng như thế thì sẽ là rỗng, không hiển thị ngày 01/03. Còn nếu tháng 2 đó có 29 ngày thì sẽ hiện ngày 29)

+ Tại ô AH9, ta dùng hàm sau: =IF(AG9=””;””;if(DAY(AG9+1)=DAY(E9);””;AG9+1))Nội dung hàm:

IF thứ 1: Nếu tại ô AG9 là giá trị rỗng, thì ô AH9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là vào trường hợp tháng 2 có 28 ngày thì sẽ không có ngày thứ 30)IF thứ 2: tương tự với hàm if tại ô AG9, tức là trường hợp tháng 2 có 29 ngày, thì sẽ không hiển thị ngày 30.

+ Tại ô AI9, ta dùng hàm sau: =IF(AH9=””;””;if(DAY(AH9+1)=DAY(E9);””;AH9+1))

Nội dung hàm:

IF thứ 1: Nếu AH9 là giá trị rỗng, thì AI9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là trường hợp không có ngày thứ 30 thì cũng không có ngày thứ 31)IF thứ 2: trường hợp tháng chỉ có 30 ngày thì sẽ không có ngày thứ 31

+ Khi các ô AG9, AH9, AI9 là rỗng thì hàm choose ở các ô AG10, AH10, AI10 sẽ phát sinh lỗi. Nhưng không ảnh hưởng gì đến bảng tính nên không cần lo lắng về việc này.

Như vậy ta đã thực hiện được phần các ngày trong tháng, và các thứ trong tuần.

Xem thêm: Cách Uống Tảo Xoắn Nhật Để Giảm Cân Cho Vóc Dáng Như Mơ, Sử Dụng Tảo Spirulina Giảm Cân Đúng Chuẩn

Tiếp theo là việc tự động đổi màu cho các ngày thứ 7, chủ nhật cho khác với ngày thường

+ Bôi đen nội dung trong bảng (Từ E9 đến AI30 – tức là tất cả các nội dung về ngày trong tháng lẫn phần chấm công của các nhân viên), chọn chức năng Conditional Formatting (định dạng theo điều kiện), trong mục Condittional Formatting, chọn New Rule.