Cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử meinvoice

1. Tìm hiểu về quy định hóa đơn điện tử

Dưới đây là 02 văn bản pháp luật chính về hóa đơn điện tử kế toán nhất định phải tìm hiểu:

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

2. Tìm hiểu về nghiệp vụ hóa đơn điện tử

Về cơ bản, các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử cũng tương tự như hóa đơn giấy, bao gồm: khởi tạo, phát hành, quản lý và báo cáo hóa đơn. Tuy nhiên, cách thức thực hiện các nghiệp vụ này khi sử dụng hóa đơn điện tử lại hoàn toàn khác so với hóa đơn giấy.

Bạn đang xem: Cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử meinvoice

Dưới đây là 5 điểm mới trong nghiệp vụ hóa đơn điện tử được MISA tổng hợp lại để Kế toán tiện theo dõi:

2.1. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua Email/SMS

Trung bình khi gửi hóa đơn giấy cho khách hàng ngoài việc tốn kém chi phí khoảng 20.000 – 25.000 đồng thì phải mất từ 2-5 ngày chuyển phát nhanh, hóa đơn mới đến được tay khách hàng. Hệ quả kéo theo là việc thu hồi công nợ và thời gian giao dịch kinh doanh bị kéo dài.

Với hóa đơn điện tử mọi nghiệp vụ lập, phát hành và gửi hóa đơn được thực hiện ngay trên hệ thống phần mềm của nhà cung cấp. Chỉ với vài thao tác đơn giản, trong vòng 3 -5 giây là khách hàng đã nhận được hóa đơn qua email hoắc SMS. Điều này giúp hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hóa đơn và đẩy nhanh quy trình thu hồi công nợ cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử còn có thể tự ghi nhớ và gợi ý thông minh email/số điện thoại của người nhận khi kế toán thao tác nghiệp vụ gửi hóa đơn nhằm tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác khi sử dụng.

2.2. Hóa đơn điện tử không đính kèm bảng kê

Đối với hóa đơn giấy, trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn. Tuy nhiên, các cách trên đều gây khó khăn trong quá trình kê khai và lưu trữ.

2.3. Hóa đơn điện tử không được phép cách số, lùi ngày

Cách số và lùi ngày là thủ thuật quen thuộc được kế toán sử dụng khi xuất hóa đơn giấy. Tuy nhiên, điều này không đảm bảo tính minh bạch, chính xác cho hóa đơn.

Với hóa đơn điện tử, thời điểm xuất hóa đơn được xác định cụ thể: “Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơnđược hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.” Như vậy,hóa đơn điện tử xuất lùi ngày là không hợp pháp, hợp lệ.

Bên cạnh đó, theo nguyên tắc, hóa đơn điện tử được cấp số liên tục và tự động nên doanh nghiệp cũngkhông thể cách số hoặc chừa số hóa đơn. Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau hoặc không có ngày ký sẽkhông được công nhận tính hợp pháp.

Xem thêm: Ba Cách Tải File Word Lên Facebook, Cách Gửi File Word, Excel, Pdf Qua Facebook

2.4. Lưu trữ hóa đơn điện tử trực tuyến

Lưu trữ hóa đơn giấy tại tủ, kho của doanh nghiệp có rất nhiều bất cập như: tốn thời gian, tra cứu khó khăn, chi phí lưu kho lớn, dễ bị mất hỏng,…

Đối với hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp vừa có thể lưu trữ trực tuyến trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm, vừa có thể xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,…Điều này không những cắt giảm được chi phí lưu kho, đảm bảo an toàn, bảo mật cho dữ liệu hóa đơn mà còn giúp việc tra cứu hóa đơn trở nên nhanh chóng, dễ dàng chỉ với vài thao tác.

2.5. Hóa đơn điện tử tự động tổng hợp báo cáo chính xác

Thay vì phải tự tổng hợp và làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng/quý 1 cách thủ công và dễ sai sót thì hóa đơn điện tử sẽ giúp kế toán tối ưu nghiệp vụ này.

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ tự động cập nhật tổng quan thông tin như: Tổng giá trị hóa đơn đã phát hành trong năm, số lượng hóa đơn phát hành trong năm, biểu đồ tình hình sử dụng,… Điều này rất tiện để kế toán và cấp quản lý theo dõi hàng ngày, hàng giờ.

Bên cạnh đó, kế toán chỉ cần vài thao tác đơn giản là phần mềm sẽ tự động lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu BC26/AC một cách chính xác trong vòng vài giây.

3. Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp nhất

Kế toán và doanh nghiệp có thể dựa trên một số tiêu chí để đánh giá và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp như:

Phần mềm hóa đơn điện tử có giá trị pháp lýPhần mềm hóa đơn điện tử ổn định, chất lượngPhần mềm hóa đơn điện tử dễ dàng sử dụngTiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mậtChi phí tương xứng với chất lượngĐược nhiều doanh nghiệp khác sử dụngUy tín của đơn vị cung cấp

Bên cạnh đó, Kế toán cũng cần biết rằng, Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định rất chặt chẽ về điều kiện để trở thành nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Do đó doanh nghiệp và kế toán có thể căn cứ vào mức độ đáp ứng Thông tư 68 của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để có được sử lựa chọn phù hợp nhất. Xem chi tiết 4 Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC TẠI ĐÂY. Một cách nữa để kế toán và doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất là trải nghiệm/dùng thử các thao tác và nghiệp vụ trên chính phần mềm đó.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE được xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Dương, Bắc Ninh,… kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu và khuyến nghị đơn vị lựa chọn.

Xem thêm: Cách Sử Dụng Rượu Gừng Sau Sinh, Công Dụng Của Rượu Gừng Đối Với Phụ Nữ Sau Sinh

Mới đây nhất, phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE còn xuất sắc là giải pháp hóa đơn điện tử duy nhất đạt TOP 10 SAO KHUÊ 2020 và được nhiều đầu báo lớn như: Dân Trí, ICTnews,.. đánh giá MISA MEINVOICE là giải pháp Hóa đơn điện tử được ưa chuộng nhất Việt Nam.